לפתח תוכנה בלי אפיון זה קצת כמו לבנות בית בלי תוכניות. ולגשת לחברת פיתוח בלי אפיון, זה כמו לגשת לקבלן בלי לעבוד עם עם אדריכל.
האפיון הוא התכנית של התוכנה או האפליקציה. הוא מתאר בדיוק איך התוכנה אמורה לעבוד, איזה פעולות יהיה אפשר לעשות איתה, ומה בדיוק כל דבר צריך לעשות ואיך זה יתנהג. האפיון משמש את חברת הפיתוח להבין מה הם צריכים לעשות, אותך כדי לבדוק האם על הדברים בוצעו, והאם הדברים עובדים כמו שתוכננו.  

האם חברות הפיתוח אחראיות גם על האפיון ?

למי שלא מכיר את עולם ההיטק זה קצת קשה להבין. אבל בעולם הזה יש הפרדה ברורה בין תפקידי הפיתוח והאפיון.
גוף הפיתוח מתמחה בלכתוב את הקוד של התוכנה, לפתור בעיות טכניות הנובעות מהדרישות שהוא קיבל. הוא אחראי לקודד באופן הטוב והיעיל ביותר את האפליקצייה.

רב חברות הפיתוח לא מחזיקות אנשי אפיון מקצועיים. במקרה והלקוח לא מביא איתו אפיון, החברות מנסות "לעזור" ללקוח, ונותנות למפתחים או למעצבים שלהם לשבת עם הלקוח ולסכם מה עושים. ברב המקרים אין תהליך מסודר של הגדרת דרישות, הבנת הצרכים ואופטימיזציה של הדרישות.

איך אדע אם חברת הפיתוח עושה אפיון מקצועי? 

כאמור מעטות החברות שמחזיקות אנשים מקצועיים שהתמחותם באפיון. חברות כאלה בדרך יציעו ללקוח לעבוד בשני שלבים. בשלב הראשון, הלקוח יעבוד מול איש האפיון שיוציא מסמך אפיון מקצועי. ורק לאחריו, חברת הפיתוח תתן הערכות מדויקות לעלות וזמני הפרויקט. חברות שמציעות את האפיון כחלק מהפיתוח, לא באמת מסוגלות להעריך את הפרויקט בשלב הראשוני, ולכן האפיון שהן מכינות חייב להתחשב בהתחיבויות שהם לקחו עוד לפני האפיון. מה שמשפיע מאוד עם האפיון ומכניס לתוכו שיקולים זרים שפוגעים בסוף בתוצר הסופי.

מה היתרונות של אפיון מקצועי?
המטרה של האפיון הוא להגדיר את התוכנה בצורה שלמה ומדוייקת. האפיון מאפשר ללקוח להבין מה התוכנה תעשה בסוף התהליך עוד לפני שנכתבה שורת קוד אחת. בתהליך האפיון הלקוח מבין את הצרכים שלו, את המגבלות והאפשרויות השונות ומחליט על הדרך הנכונה לעשות את הדברים. ולכן הלקוח שלם עם התוצאות עוד לפני העבודה. היתרונות של התהליך הזה הם:

• הפיתוח מבין לחלוטין מה הלקוח צריך ורוצה ויודע בדיוק מה עליו לעשות

• כמות השינויים שיש צורך לעשות בתוך תהליך הפיתוח יורדת מאוד

• יש ללקוח תמונה ברורה עוד לפני תחילת הפיתוח על העלות הצפוייה של הפיתוח ומשכה

• הלקוח יכול לבחור את חברת הפיתוח שמציעה את הפתרון הכי טוב לפיתוח האפליקציה

​​

והתוצאה:​

עלויות הפיתוח יורדות, זמני הפיתוח מתקצרים, והכי חשוב, הלקוח מקבל את הפתרון שהוא רצה

​