בעולם המורכב והדינמי של פיתוח מוצרים בתחום הטכנולוגיה, יש לא מעט גורמים אשר מעורבים ומשפיעים על הפרויקט. יזמים, מנהלי המוצר, אנשי פיתוח ובדיקות, אנשי שיווק וזאת רק רשימה חלקית. כדי שכולם יהיו מסונכרנים, יבינו מה צריכים לעשות, ויעבדו ביעילות מקסימלית, יש לא מעט מסמכי אפיון ודרישות שמתארים את הפרויקט מזוויות שונות. כל אחד מהמסמכים הללו - מסמך דרישות עסקיות (BRD), מסמך דרישת שיווק (MRD), מסמך דרישות המוצר (PRD), מפרט דרישות המערכת (SRS), ומסמך דרישות פונקציונליות (FRS) - מציע תפיסה ייחודית של המוצר מזוויות שונות, ומסייע להגדיר ולנהל את הציפיות והדרישות למוצר. הנה פירוט קצר על כל מסמך שעוזר קצת להבין למה ולמי כל מסמך נועד.
1. מסמך דרישות עסקיות (Business Requirements Document - BRD):
ה-BRD הוא מסמך אפיון מוצר שמתמקד בצד העסקי ובדרישות ברמה גבוהה. זהו כלי חיוני בתחילת התהליך ומשמש לתיאום ציפיות בין הצוות הטכני לבין בעלי העניין העסקיים. מסמך זה כולל מבט כולל על הפרויקט, מטרות, יעדים, אילוצים וגורמי הצלחה כראוי. מסמך זה נכתב בדרך כלל על ידי אנליסטים עסקיים או מנהלי מוצר, ומיועד להנהלה, בעלי עניין עסקיים ולעיתים למשקיעים.
2. מסמך דרישת שיווק (Marketing Requirements Document - MRD):
ה-MRD מתמקד באפיון מוצר מנקודת מבט של השוק והלקוח. המסמך כולל ניתוח של צרכי השוק, זיהוי הקהל היעד והבנה של הצרכים והבעיות שהמוצר נועד לפתור. זהו מסמך קריטי בפיתוח מסלול המוצר ובהבנת השוק שאליו הוא פונה. מסמך זה נכתב על ידי מנהלי שיווק או מנהלי מוצר ומיועד לאנשי המוצר השיווק והמכירות
3. מסמך דרישות המוצר (Product Requirements Document - PRD):
ה-PRD הוא מסמך אפיון תוכנה המתאר בפירוט את המטרות, התכונות, ההתנהגות והפונקציונליות של המוצר. זהו מסמך מרכזי להגדרת דרישות המוצר, והוא חשוב לכל הצוותים המעורבים בפיתוח - מהנדסים, מעצבים, מנהלי מוצר, ועוד. מסמך זה הוא לעיתים קרובות ה"חוזה" בין אנשי המוצר לאנשי הפיתוח. על פי המסמך הזה מכינים אנשי הפיתוח את ההערכות העבודה ולוחות הזמנים. הרבה פעמים נוסף למסמך זה גם רשימת המסכים בעיצוב ראשוני כדי להבטיח שכולם יבינו איך האפלירצייה הולכת לעבוד.
4. מפרט דרישות המערכת (System Requirements Sp ecification - SRS):
ה-SRS הוא מסמך אפיון מערכת המתאר בפירוט את הדרישות הפונקציונליות והלא פונקציונליות של המערכת או התוכנה. מסמך זה חשוב להבנה מדויקת של הממשקים, התנהגות המערכת ותכונותיה, ונחשב למקור יחיד לאמת לצוות הפיתוח. מסמך זה נכתב על ידי ארכיטקטים או אנליסטים בגוף הפיתוח ומיועד לאני הפיתוח והבדיקות.
5. מסמך דרישות פונקציונליות (Functional Requirements Specification - FRS):
ה-FRS אשר לפעמים מכונה FRD (Functional Requirements Document( הינו מסמך טכני אשר כולל את כל הפונקציות שהתוכנה או המוצר צריכים לבצע. זהו מסמך דרישות תוכנה שמספק תיאור כיצד רכיבים שונים של התוכנה אמורים לעבוד ולתקשר עם המשתמש. בניגוד למסמך ה PRD אשר מתאר את דרישות המערכת מנקודת מבטם של המשתמשים, ה FRS מתאר את הדרישות מרכיבי התוכנה (או החומרה) השונים במערכת.
בפרויקטים גדולים אשר כוללים צוותים גדולים ומבוזרים אשר עובדים על הפרויקט כל המסמכים מהווים חלק בלתי נפרד מהתהליך המורכב של אפיון מערכות מידע ופיתוח מוצרי תוכנה. בפרויקטים קטנים יותר בהם לא מעט פעמים אותם אנשים אחראים על פונקציות שונות בתהליך הפיתוח ניתן לצמצם מעט את כמות המסמכים, אבל חשוב מאוד לזכור כי תהליך תיכנון טוב ומקצועי חוסך בהמשך טעויות רבות, וכי המחיר של שינויים או תיקון טעויות בשלבי הפיתוח או השיווק יהיה ארוך יותר ויקר יותר בהשוואה לתהליך תכנון התוכנה ולכן ההשקעה בתהליכי התכנון הינה משתלמת ביותר.